Business Knigge

Regeln für den Berufsalltag

Business-KniggeDas Wort “Knigge” ist auf Adolph Freiherr von Knigge zurückzuführen. Er verfasste zwar Bücher über höfliche Umgangsformen, diese sind aber weit von den genauen Anweisungen des heutigen Business-Knigge entfernt. Grundsätzlich ging es dem Freiherrn um ein konfliktfreies sowie zivilisiertes Miteinander, in dem Höflichkeit und gegenseitiger Respekt herrschen. Diese Werte spiegeln sich bis heute in den oft mit “Knigge” betitelten Benimmregeln wider. Wir haben dir eine Sammlung, für das alltägliche Berufsleben relevanter Benimmregeln zusammengestellt.

Themen dieser Seite:

Förmlichkeit in E-Mails

Das Geschäftsleben ist heute von schnelllebiger E-Mail-Kommunikation geprägt. Denke aber auch bei kurzen Mails daran, die Höflichkeitsform zu wahren. Sprich deine Geschäftspartner so an, wie du es auch im “realen Leben” tun würdest.

E-Mails korrekturlesen

Ebenso wie einen Geschäftsbrief in Papierform, solltest du auch die E-Mail vor dem Versand noch einmal durchlesen. Achte dabei ganz besonders auf folgende, kritische Punkte:

  • Korrekte Anrede (akademische Titel verwenden!)
  • Ähnliche Tonalität wie im echten Leben verwenden
  • Sind Grammatik, Orthografie und Interpunktion korrekt?
  • Hältst du die richtige Gliederung (Betreff - Anrede - Hauptteil - Grußformel - Signatur) ein?

Schriftliche Kritik vermeiden

Vermeide es außerdem, deinem Geschäftspartner gegenüber via E-Mail Kritik zu äußern. Das gilt als undiplomatisch und wird oft als unhöflich aufgefasst. Kläre solche Dinge lieber in einem Vier-Augen-Gespräch oder via Telefon.

Emoticons sind tabu

Wenn du mit langjährigen Kollegen schreibst, ist dein Umgangston natürlich etwas lockerer. Beim Mailverkehr mit älteren Geschäftspartnern, Klienten und Chefitäten solltest du lieber keine Emoticons verwenden. Deine Nachrichten erhalten sonst nämlich einen etwas unprofessionellen Touch.

Schnelle Reaktion gefragt

E-Mails werden meist geschrieben, wenn man schnell und unkompliziert etwas klären möchte. Daher ist es angebracht, binnen 24 Stunden zu antworten. Hast du tatsächlich gerade keine Zeit, dich um die Beantwortung deiner Mails zu kümmern, dann bestätige zumindest den Empfang der Mail und versichere deinem Gesprächspartner, dass du dich um die Angelegenheit kümmern wirst.

Kurz und knackig

Eine Mail bedeutet gleichzeitig immer auch einen zusätzlichen Zeitaufwand für den Empfänger. Überlege daher stets, ob die E-Mail, welche du gerade verfasst, tatsächlich nötig ist. Wenn ja, dann halte dich so kurz, wie möglich. Mit einem aussagekräftigen Betreff und klaren Formulierungen erleichterst du das schnelle Lesen der E-Mail und ersparst dir sowie dem Empfänger zeitraubende Missverständnisse. 

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Dresscode wahren

Die äußere Erscheinung trägt wesentlich zur störungsfreien Kommunikation bei. Daher solltest du dir dein Outfit immer bewusst und überlegt aussuchen. Deine Kleidung sollte in jedem Fall frei von Flecken, Falten und Tierhaaren sein, sodass du einen gepflegten Eindruck machst.

Geruchsbelästigung

Vermeide intensive Parfums und setze deinen Lieblingsduft sehr sparsam ein. Mit einem unaufdringlichen, frischen Duft wirkst du kompetenter auf dein Gegenüber.

Das Outfit

Damen haben den Vorteil, dass sie ihre Garderobe stärker variieren können, als Herren. Es ist zum Beispiel keine Pflicht, ein Kostüm oder eine Bluse mit Rock anzuziehen. Ein kesses Sakko mit schöner Stoffhose ist ebenfalls in Ordnung. Die Kleidung der Dame darf in modischen Farben gewählt werden, solange diese nicht zu aufdringlich sind. Kräftige Farben kombiniert man am besten mit neutralem Grau oder Schwarz. Der Rock darf niemals kürzer sein, als eine Handbreit über dem Knie.

Herren ziehen am Besten einen schlichten Anzug mit Hemd und Krawatte an. Je nachdem, welche Position du im Unternehmen inne hast, geht auch ein legerer Look mit Jeans und Hemd in Ordnung. Farblich liegst du mit hellen Blautönen, Schwarz, Grau und gedeckten Tönen wie Dunkelgrün goldrichtig.

>> So knackst du den Dresscode!

Schuhe und Accessoires

Die Absatzhöhe sollte im Büro nicht mehr als 6 cm betragen. Offene Schuhe - wie zum Beispiel Peep-Toes - sowie Plateau-Schuhe sind in manchen Unternehmen nicht gern gesehen. Klassische Eleganz versprühen Pumps in Kombination mit Seidenstrümpfen. Herren tragen am besten schwarze, schlichte Lederschuhe. Sandalen oder Schlappen gehören nicht ins Büro.

Achte immer darauf, dass deine Schuhe geputzt sind. Matschflecken lassen sich nicht verbergen und ziehen sofort Aufmerksamkeit auf sich. Damit wirkst du ungepflegt und machst keinen guten Eindruck.

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Körpersprache richtig einsetzen

Ebenso wichtig wie das Outfit, ist die richtige Körpersprache. Um den Geschäftsalltag möglichst angenehm zu gestalten, solltest du stets freundlich mit deinen Kollegen umgehen. Dazu gehört, die Arme nicht vor dem Körper zu verschränken oder jemanden abschätzig anzustarren. Wende dich stattdessen ganz offen dem Anderen zu. Nimm Blickkontakt auf und lasse deinen Gegenüber ausreden. Sich während eines Meetings desinteressiert zurückzulehnen ist ebenfalls kein korrektes Verhalten.

>> Lerne die Bedeutung von Körpersprache

Die richtige Begrüßung

Bei der Begrüßung bekannter und neuer Personen, verzichte bitte auf veraltete Gepflogenheiten (z.B. Handkuss). Beachte außerdem die richtige Reihenfolge: Zuerst wird die ranghöchste Person begrüßt, auch wenn es sich dabei um keine Dame handelt. Wie auch im Alltag, gilt außerdem: ältere Personen sollten von jüngeren begrüßt werden - nicht umgekehrt! Nach der Begrüßung eines Kunden oder potentiellen Geschäftspartners, führe ihn durch die Räumlichkeiten. Begleite ihn zum Treffpunkt. Nach Beendigung der Verhandlungen bzw. Gespräche, begleite die Person bis zur Tür.

>> Punkte mit deiner Körpersprache im Bewerbungsgespräch!

Distanzzonen wahren

Im Geschäftsleben solltest du die persönliche Distanz wahren. Darunter versteht man, zu anderen Personen einen Abstand von etwa einer Armlänge zu halten. Das ist eigentlich ganz logisch: Neuen Kollegen, Klienten und Fremden wirst du nicht auf die Schulter klopfen oder sie anderweitig berühren. Langjährigen Kollegen kannst du auf Intimdistanz begegnen. Das klingt seltsam, beschreibt aber lediglich die Zone um den Körper vom körperlichen Kontakt bis zur Entfernung von 60 Zentimetern (ca. eine Armlänge). Voraussetzung dafür ist das Einverständnis deines Gegenübers. Die Wahrung der Distanzzonen ist für das Wohlbefinden der dich umgebenden Personen von großer Bedeutung. Überschreitest du diese Grenzen, musst du mit Unmutsäußerungen und Ablehnung rechnen.

Wohin mit der Visitenkarte?

Zuerst einmal ist es wichtig, über eigene Visitenkarten zu verfügen. Kannst du beim Geschäftstreffen nämlich keine anbieten, signalisierst du Desinteresse an weiterem Kontakt. Erhältst du eine Visitenkarte, dann nimm dir bitte kurz Zeit für einen eingehenden Blick darauf. Verstaue sie sorgfältig in einer Aktentasche und bringe deinen Geschäftspartnern damit den nötigen Respekt entgegen.

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Dein Schreibtisch: achte auf Diskretion und Reinlichkeit

Maßgeblich für ein professionelles Auftreten ist das Einhalten einer gewissen Diskretion. Will heißen: Lasse keine vertraulichen Akten offen auf deinem Schreibtisch herumliegen. Dieser sollte außerdem ordentlich aufgeräumt sein. Ansonsten wirkst du möglicherweise überfordert oder gar inkompetent. In bestimmten Branchen mag “kreatives Chaos” in Ordnung sein. Meistens ist aber das Gegenteil der Fall.

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Die richtige Kommunikation: Kritik geschickt platzieren

Versprürst du tatsächlich Ablehnung oder Desinteresse gegenüber einem Projekt oder der Vorgangsweise einer Person? Dann äußere deine Kritik bitte nicht während des Meetings. Warte lieber eine günstige Gelegenheit ab und besprich das Thema unter vier Augen mit dem Betreffenden. Denke daran, dich mit Ich-Botschaften auszudrücken (“Also Ich habe das Gefühl, dass…”). So kommt deine Kritik besser an, weil sich dein Gegenüber nicht angegriffen bzw. beschuldigt fühlen muss.

Zentraleuropäische Pünktlichkeit

Eines der vielen ungeschriebenen Gesetze in Deutschland betrifft das Thema Pünktlichkeit. Erscheine unbedingt pünktlich zu Meetings. Pünktlich bedeutet nicht, genau zur vereinbarten Zeit aufzukreuzen. Stattdessen solltest du dich bereits fünf Minuten früher im betreffenden Raum einfinden. Damit wahrst du nicht nur die Business-Etikette, sondern ersparst dir selbst eine Menge Stress. So kannst du dir im Vorhinein in Ruhe deine Akten zurecht legen und musst nicht in letzter Sekunde zum Meeting hetzen. Sollte es dir einmal nicht möglich sein, pünktlich zu erscheinen, so informiere die Wartenden via SMS oder Anruf möglichst früh darüber.

Entspannt telefonieren

Erhältst du einen Telefonanruf, so nimmt dir Zeit dafür. Bist du gerade mit wichtigeren Dingen beschäftigt, so biete an, später zurückzurufen. Vereinbare am besten eine fixe Uhrzeit für den Rückruf. Während des Gesprächs solltest du weder trinken, noch essen oder rauchen. Vermeide einen genervten Tonfall - egal, ob deine schlechte Laune mit deinem Gesprächspartner zu tun hat oder nicht. Nenne ihn oder sie ab und zu beim Namen. Damit sorgst du für eine vertraute Atmosphäre. Wenn du während des Telefonats lächelst, klingt deine Stimme gleich viel freundlicher. Beachtest du all diese Hinweise, steht einem entspannten Telefonat nichts mehr im Wege.

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Keine Angst vor Smalltalk

Situationen, in denen Stille herrscht, erzeugen eine gewisse Peinlichkeit. Viele Menschen haben aber auch Angst davor, Smalltalk zu betreiben. Doch das Gespräch über Belanglosigkeiten gehört ebenso zum Geschäftsleben, wie taffes Verhandeln und klare Ansagen.

Mit W-Fragen ein Gespräch beginnen

Ergibt sich die Gelegenheit, so stelle eine offene Frage mit “Wer”, “Wie”, “Was” oder “Woher”. Während dein Gesprächspartner über sich erzählt, zeige Interesse durch Aktives Zuhören (Nicken und Nachfragen).

Das Gespräch am Laufen halten

Achte auf die Details! Ein Gespräch lässt sich leicht vertiefen, wenn man auf Nebenbemerkungen wie etwa ein spezielles Hobby eingeht. Ein anderer Weg ist, über Gemeinsamkeiten zu sprechen. Immerhin befindet ihr euch am selben Ort, besucht die selbe Veranstaltung und habt möglicherweise auch das gleiche Umfeld.

Sich nicht in Diskussionen verstricken

Wie bereits erwähnt, ist mit Small Talk ein lockeres Gespräch über Belanglosigkeiten gemeint. Du solltest Grundsatzfragen der Politik, Religion oder negative Dinge wie Krankheiten vermeiden. Im Notfall gib einfach zu, wenn du dich mit einem Thema nicht auskennst oder versuche, geschickt ein anderes Gesprächsthema anzuschneiden.

Den anderen nicht langweilen

Sich über persönliche Lieblings-Hobbys auszutauschen, ist ein guter Anfang. Versuche aber, dabei nicht zu sehr ins Detail zu gehen. Hat dein Gegenüber nicht das selbe Hobby bzw. die selben Interessen wie du, so langweile ihn bzw. sie nicht mit langatmigen Fachsimpeleien.

>> Mehr zum Thema Smalltalk in allen Lebenslagen

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